نکاتی در مورد حسابرسی

نکاتی در مورد حسابرسی

مستند سازی حاوی کلیه تصمیمات اتخاذ شده ، براوردهای انجام شده و شواهد جمع اوری شده می باشد . کاربرگهای حسابرسی ابزار اصلی مستندسازی می باشد و همچنین حلقه ارتباطی بین مدارک حسابداری صاحبکار و گزارش حسابرسان است– این مستندات بعنوان شواهدی برای پشتوانه ی اظهارنظر حسابرس و همچنین شواهد مربوط به رعایت استانداردهای حسابرسی از اهمیت زیادی برخوردار است .

در ادامه این مقاله با شرکت حسابرسی اقتصاد قرن همراه باشید…

مستندسازی عملیات اجرا شده

مطابق با استانداردهای حسابرسی ، مستندات حسابرسی به معنی سوابق مربوطه به روش های حسابرسی اجرا شده ، شواهد حسابرسی کسب شده و نتایجی است که حسابرس به ان دست یافته  است . این مستندات می تواند روی کاغذ ، وسیله ی الکترونیکی یا دیگر ابزارها ثبت شود . مثل برنامه های حسابرسی ، تجریه تحلیل ها ، نکات حسابرسی تائیده های برون سازمانی و مدیریت . مستندات حسابرسی مربو به یک کار حسابرس در پرونده های حسابرسی نگهداری می شود .

کاربرگهای حسابرسی

ابزار اصلی مستندسازی عملیات اجرا شده و نتایج بدست امده از مرحله برنامه ریزی تا گزارشگری را در کاربرگ های مستند می کند  کاربرگهای حسابرسی دارای محتوای مشخصی نبوده و بسته به نوع حساب مورد رسیدگی و مستندسازی مورد خاص می تواند متغیر باشد . معمولا کمیت ، نوع و محتوای کاربرگ های حسابرسی در مرحله اول به قضاوت حسابرس در مورد ریسک کنترل و در مرحله بعد وضعیت و شرایط مدارک حسابداری و صاحبکار و نوع اظهارنظر حسابرس بستگی دارد.

مهمترین نکته ای که حسابرسان می بایست در زمان تهیه کاربرگها در نظر داشته باشند این است ه این کاربرگها در اینده مورد استفاده دیگران نیز قرار می گیرد و باید بدون احتیاج به مراجع مجدد به تهیه ی ان ، گویای کلیه کارهای انجام شده و نتایج حاصله باشد به طریقی که هر حسابرس دیگری بتواند کلیه کارهای انجام شده را مشاهده و نتایج حاصله را به منظور اظهارنظر تجزیه و تحلیل نمایند

مالکیت ، محرمانه بودن و مراقبت و نگهداری کاربرگهای حسابرسی

کاربرگهای حسابرسی باید حاوی نام واحد مورد رسیدگی ، موضوع ، سال مورد رسیدگی ، نام تهیه کننده ی کاربرگ و نتایج بررسی انها باشند . کاربرگهای حسابرسی متعلق به حسابرس است و ماهیت محرمانه دارند . یعنی اطلاعات مندرج در کاربرگها نباید به اشخاص ثالث و صاحب کار منتقل شود و در صورتی می تواند کاربرگها را به حسابرس جانشین منتقل کند که مجوز صاحبکار را داشته باشد .

انواع کاربرگ های حسابرسی

کاربرگ های عمومی

این نوع کاربرگ ها برای استفاده در برنامه ریزی و اداره امور حسابرسی طراحی می شوند و شامل کار برگ طرح حسابرسی نتایح شناخت حسابرس از محیط و فعالیت های صاحب کار و مخاطرات بالقوه حسابرسی ، نحوه تخصیص منابع حسابرسی بودجه زمانی حسابرسی ، فهرستی از روش های حسابرسی ، ارزیابی کنترل های داخلی و … می باشد .

کاربرگ های نهایی

کاربرگ های نهایی کاربرگی است که حاوی مانده طبق سرفصل های مندرج در صورت های مالی سال جاری و گذشته می باشند .

این کاربرگ دارای ستونی تحت عنوان اصلاحات پیشنهادی و طبقه بندی می باشد که باعث تعدیل مانده حساب ها طبق تراز آزمایشی و رسیدن به مانده ها طبق سرفصل های مندرج در صورت های مالی می باشد . همچنین این کاربرگ دارای ستون هایی حاوی عنوان حساب، عطف حسابرسی ، مانده طبق تراز آزمایشی ، ثبت های اصلاحی و تغییر طبقه بندی ، مانده نهایی سال جاری و مانده نهایی سال گذشته است . که این کاربرگ خلاصه ای از کاربرگ اصلی می باشد .

کاربرگ اصلی

هر کاربرگ اصلی شامل یکی از سرفصل های مندر در کاربرگ نهایی می باشد در این کاربرگ نیز ستون اصلاحات پیشنهادی و طبقه بندی جهت انتقال به کاربرگ نهایی مورد نظر قرار می گیرد . مثل سرفصل حساب های و اسناد در یافتن در قالب یک کاربرگ اصلی با عنون حساب ها و اسناد دریافتی از یکدیگر تفکیک داده می شود و جمع این کاربرگ یکجا به کاربرگ نهایی منتقل می شود .

کاربرگ فرعی

کاربرگ فرعی که تحت عنوان کاربرگ تفضیلی از آن یاد می شود ، کاربرگی است که اجزای اصلی یا ریز مانده های اجزای کاربرگ اصلی را نمایش می دهد . هر کاربرگ فرعی حاوی یکی از اجزاء تشکیل دهنده کاربرگ اصلی است . جمع ستون های هر کاربرگ رسیدگی به ستون های مربوط به آن سرفصل در کاربرگ فرعی انتقال می یابد یا به عبارتی کاربرگ فرعی خلاصه ای از کاربرگ رسیدگی است .

کاربرگ رسیدگی

عمده کار حسابرسان از طریق این کاربرگ انجام می شود ، حسابرس از این کاربرگ جهت رسیدگی به اجزاء  مانده های منعکس شده در کاربرگ فرعی استفاده می کنند . مثل مانده حساب های دریافتنی آقای الف که خود به عنوان یکی از اجزاء کاربرگ فرعی حساب های دریافتنی می باشد بعنوان یکی از کاربرگ های رسیدگی در نظرگرفته می شود .

کاربرگ خای جداول تجزیه و تحلیل ها

کاربرگ های اصلی با شواهد حسابرسی برای هر حساب در کاربرگ های جداول و کاربرگ های تجزیه و تحلیل پشتیبانی می شوند . کاربرگ تجزیه و تحلیل ، کاربرگی است که جزئیات کاربرگ رسیدگی را نمایش می دهد . به عنوان مثال در رسیدگی به حساب جاری شماره ۶۵۶۷ بانک اقتصاد نوین ، کاربرگ صورت مغایرت بانکی تطبیق حساب بانک در دفتر صاحبکار با صورت حساب بانک در کاربرگ جداول تجزیه و تحلیل ها مستند می شود .

کاربرگ نکات قابل توجه

کاربرگی است که اشکالات و ایرادات مشاهده شده توسط تیم حسابرسی در آن درج می شود تا جهت تصمیم گیری در مورد لحاظ کردن آن در گزارش حسابرس توسط سرپرستان مورد توجه قرار گیرد .

کاربرگ اصلاحات

اصلاحات یا ( ثبت های ) تعدیلی  ، ثبت هایی برای تصحیح  اشتباها یا ندیده گرفتن و یا کاربرد اشتباه اصول پذیرفته نشده حسابداری توسط صاحبکار است . این کاربرگ حاوی ثبت های روزنامه ای است که حسابرسان برای تصحیح اشتباهات صورت گرفته در ثبت های حسابداری انجام می دهند .

الف ) اصلاحات طبقه بندی

اگر ثبت پیشنهادی حسابرس صرفا بر یکی از صورت های مالی اثر مالی اثر داشته باشد ، در کاربرگ اصلاحات طبقه بندی مستند می شود . مثلا در صورتی که واحد مورد رسیدگی خرید دارایی ثابت را عنوان دارایی نا مشهود در حساب ها ثبت کرده باشد ، ثبت طبقه بندی حسابرس بدهکار کردن دارایی ثابت و بستانکار کردن دارایی نامشهود خواهد بود .

ب ) اصلاحات پیشنهادی

اگر ثبت پیشنهادی حسابرسی بر بیش از یک صورت مالی اثر داشته باشد در کاربرگ اصلاحات پیشنهادی مستند می شود . اصلاحات تعدیلی و طبقه بندی در ابتدا بصورت پیشنهادی از طرف حسابرس ارائه می شود ، زیرا قضاوت نهایی حسابرس در مورد ضرورت اعمال اصلاحات در پایان حسابرسی مشخص می شود هر یک از این اصلاحات در نهایت باید در کاربرگ های حسابرسی مسد شوند

کاربرگ نکات معوق

سرپرست تیم حسابرسی پس از بازبینی کاربرگ های تهیه شده توسط تیم حسابرسی

تهیه کاربرگ های حسابرسی

عوامل چون ماهیت کار و نوع گزارش حسابرس ، نوع و ماهیت و پیچیدگی فعالیت واحد مورد رسیدگی ، وضعیت سیستم ، ضرورت هدایت و شیوه تکنولوژی حسابرسی می تواند بر شکل و محتوای کاربرگ ها اثر بگذارد .

تکنیک های ضروری

بعنوان : هر کاربرگ باید حاوی نام صاحبکار ، عنوان کامل کاربرگ مثل ( مغابرت بانکی – بانک ملی ایران ) و تاریخ ترازنامه یا دوره مورد رسیدگی باشد .

عطف گذاری کاربرگ ها : هر کاربرگ باید عطف مشخصی برای شناسایی و بایگانی داشته باشد .

عطف متقابل : داده هایی در کاربرگ که از کاربرگ دیگری گرفته شده اند یا به کاربرگ دیگری منتقل شده اند باید با شماره ی کاربرگ ها به همدیگر عطف متقابل شوند . بیشتر برنامه های رایانه ای برای تهیه کاربرگ ها این عطف های متقابلی را بصورت الکترونیکی انجام می دهند .

علامت تیک : این علامت ها، نشانه هایی هستند ه حسابرسان برای نشان دادن مراحل مختلف کار خود یا نشان دادن این که اطلاعات اضافی راجع به آن قلم در جای دیگر در همان کاربرگ آورده شده است استفاده می کنند .

تاریخ و امضاء

تهیه کننده و بررسی کننده کاربرگ های حسابرسی باید پس از تکمیل کارشان کاربرگ ها را با قید تاریخ ، امضاء کنند .

بررسی کاربرگ های حسابرسی

اعضاء گروه حسابرسی ، بعضی مواقع در مورد حذف یا بکارگیری روش های حسابداری در جهت ارائه منصفانه حساب ها یا کل صورت های مالی ، با هم دیگر اختلاف نظر پیدا می کنند . در چنین مواقعی اعضاء تیم رسیدگی باید با همدیگر و با متخصصان شرکت مشورت کنندتا این اختلاف نظر برطرف شود . در موسسات حسابرسی ، چندین سطح برای بررسی کاربرگ ها وجود دارد . در اولین سطح رسیدگی توسط سرپرست تهیه کننده مانند حسابرس ارشد یا مدیر انجام می شود .

پرونده های حسابرسی دو نوع اند

دائمی : پرونده دائمی حاوی تصویر مدارک ، قراردادها ، موافقت نامه ها و کاربرگ های حسابرسی است که پیشینه واحد مورد رسیدگی را روشن می سازد و برای استفاده در حسابرسی های بعدی نگهداری می شود . پرونده های دائمی عموما حاوی اطلاعات از قبیل نمودار سازمانی ، طرح بازنشستگی ، موافقت نامه های حق امتیاز ، قراردادهای اجاره بلند مدت فهرست حساب ها ، اظهرانامه های مالیاتی سال گذشته و … برای نشان دادن محل اطلاعات در پرونده دائمی کاربرگ های پرونده جاری باید عطف متقابل مناسبی داشت باشد.

جاری : پرونده های جاری پرونده مستندات ، کاربرگ ها و تصویر مدارک لازم مربوط به حسابرسی سال جاری است . گزارش حسابرسی در هر سال به استناد مستندات و کاربرگ های موجود در پرونده جاری همان سال ، تهیه می شود . پرونده های جاری معمولا بترتیب سر فصل های صورت های مالی ، تقسیم بندی و به هر کاربرگ نیز یک شماره عطف اختصاص می یابد ، اطلاعات از طریق زنجیره عطف متقابل با یکدیگر پیوند می خورد تا بررسی کننده پرونده جاری بتواند اقلام مندرج در کاربرگ نهایی را در سایر کاربرگ ها ردیابی کند .

کنترل کیفیت :  هر موسسه حسابرسی مکلف به استقرار یک سیستم کنترل کیفیت برای کسب اطمینان معقول از این موضوع است که کارکنان آن الزامات ، استانداردهای حرفه ای و قانونی را رعایت می کنند و گزارش حسابرسی ، مناسب شرایط موجود توسط موسسه یا مدیر مسئل کار صادر می شود .

عناصر کنترل کیفیت

الزامات اخلاقی : مدیر مسئول کار باید رعایت الزامات اخلاقی توسط اعضای گروه را ارزیابی کنند . اصول اخلاقی مثل درستکاری ، بی طرفی ، رازداری و غیره .

استقلال : مدیر مسئول کار باید در مورد رعایت شدن یا نشدن الزامات استقلال مربوط به کار حسابرسی نتیجه گیری کند وی برای این کار باید چند مورد را انجام دهد . ۱-  کسب اطلاعات مربوط اط موسسه برای شناسایی و ارزیابی  ۲- ارزیابی اطلاعات مربوط به هرگونه تخطی از سیاست ها و روش های استقلال موسسه ۳- انجام اقدامات مناسب برای رفع این گونه تهدیدات بعنوان پشتوانه این نتیجه گیری ها ۴- مستند سازی نتیجه گیری های مربوط به استقلال و هر گونه مذاکرات مربوط به موسسه .

پذیرش و تداوم رابطه با صاحبکار و کارهای حسابرسی شده ویژه شامل ارزیابی موارد زیر است :

1. صداقت مالکین ، هیات مدیره
2. صلاحیت گروه حسابرسی برای اجرای کار
3. امکان رعایت الزامات اخلاقی توسط موسسه و گروه حسابرسی

تعیین گروه حسابرسی : مدیر مسئول کار باید متقاعد شود که گروه حسابرسی در مجموع توانایی ، صلاحیت و زمان لازم برای اجرای کار حسابرسی را طبق الزامات استانداردهای حرفه ای ، قانونی دارد و قادر به صدور گزارش حسابرسی متناسب شرایط موجود باشد .

انجام کار : مدیر مسئول باید مسئولیت هدایت ، سرپرستی و اجرای کار حسابرسی را طبق الزامات استاندارد های حرفه ای و مناسب بودن گزارش حسابرسی در شرایط موجود به عهده گیرد . مدیرمسئول با اگاه کردن اعضای گروه از مسئولیت های آنها ماهیت فعالیت تجاری واحد مورد رسیدگی ، موضوعات مربوط به خطر و مشکلاتی که ممکن است پدید آید را هدایت می کند.

سرپرستی شامل موارد زیر است

• پیگیری پیشرفت کار حسابرسی
• ارزیابی توانایی ها ، صلاحیت هر یک از افراد گروه حسابرسی ، داشتن زمان کافی توسط هر یک از انها برای انجام کار خود .
• توجه به مسائل عمده پدید امده در جریان کار  حسابرسی
• شناسایی موضوعات که به مشورت یا بررسی توسط اعضای با تجربه تر گروه حسابرسی نیاز دارد .

مشاوره : مدیر مسئول کار باید مسئولیت انجام مشورت مناسب توسط گروه حسابرسی درباره موضوعات پیچیده و بحث انگیز را به عهده داشته باشد و متقاعد شود که اعضای گروه حسابرسی در جریان کار حسابرسی ، با یکدیگر و سایرین در سطوح مناسب ، درون یا برون موسسه ، مشورت لازم را به عمل آورده اند .

روش بررسی کنترل کیفیت

روش های کنترل کیفیت با توجه به اندازه ی شرکت ، تعداد دفاتر کار و ماهیت کار از موسسه ای به موسسه ی دیگر متفاوت است ولی بررسی کنترل کیفیت کار حسابرس معمولا حاوی گفتگو با مدیر مسئول کار ، بررسی اطلاعات و گزارش حسابرسی و به ویژه ، بررسی مناسب بودن گزارش حسابرسی است .

مدیریـت را دانـش به کار گیـری مؤثـر و کارآمـد منابـع بـرای دستیابی بـه اهداف سازمان تعریف می کنند و این منابع معمولاً شامل سرمایه، نیروی کار و منابعی است که در اختیار سازمان قرار دارد. یک مدیر باید عملیات سازمان را در جهت رسیدن به حداکثر منافع برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل کند. در دنیای امروز مدیران مسئول و پیشتاز همواره تلاش می کنند از نظارت دقیق و ارزیابی عینی بر وظایف خود اطمینان لازم را به دست آورند تا در برابر موضوعهای پیش روی خود نیرومند و مسلط باقی بمانند و کارهای خود را درست و به موقع انجام دهند. بنابراین، آنان هیچگاه نباید در بهره گیری از خدمات کارشناسان و متخصصان خارج از سازمان خود برای تعیین مشکلات و ارائه راه حل آن تردید داشته باشد تا با استفاده از این خدمات به مؤفقیتهای روزافزون تری دست یابند .
در سالهای اخیر کانون توجه و دامنه بسیاری از حسابرسیها در بخش عمومی و خصوصی دستخوش دگرگونیهایی شده است و از آنجا که صورتهای مالی به تنهایی پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی مدیریت نیست، مدیران در بخش خصوصی و دولتی به دنبال کسب اطلاعات بیشتر به منظور ارزیابی و قضاوت در مورد کیفیت عملیات و پیشرفتهای عملیاتی هستند. در نتیجه ایجاد چنین زمینه هایی نیاز به ضرورت وجود فنون حسابرسی عملکرد برای ارزیابی اثربخشی، کارایی و صرفه اقتصادی عملیات به نحو چشمگیری افزایش یافته است.
بررسی علل درخواست روزافزون برای دریــافت خدمات حسابرسی عملکرد نشان می دهــد که دو موضوع زیر بستر مناسبی برای انجام این حسابرسی فراهم کرده است :

• هدایت مدیران برای توجه بیشتر به رعایت صرفه اقتصادی، کارایی و اثربخشی در واحدهای اقتصادی؛
• ارتقای تجربیات حسابرسان مستقل در زمینه تشخیص و یافتن واقعیتهای موجود در حسابرسی مالی و مشاوره مدیریت و ارائه رهنمودهای لازم به مدیران .
  حسابرسی عملکرد
  اصطلاح حسابرسی عملکرد (PERFORMANCE AUDITING) یا حسابرسی عملیاتی معمولاً به منظور ایجاد تفاوت بین حسابرسی صورتهای مالی جهت اظهار نظر حرفه ای بر روی آن و حسابرسی که جوانب انتخاب شده یک سازمان را خارج از محدوده حسابها رسیدگی می کند به کار می رود .
  هدف از این حسابرسی ابتدا تعیین فرصتهایی جهت کارایی و صرفه اقتصادی بیشتر و بهبود اثربخشی در عملیات بوده که این اهداف به موارد مرتبط با اهداف سازمان نیز ارتقا یافت . تفاوت عمده حسابرسیها در اهداف آنها است. حسابرسی صورتهای مالی درگیر مواردی است که منتهی به اظهار نظر درباره صورتهای مالی می گردد و آنچه که حسابرسی عملیاتی نامیده می شود با هدف کارایی ، صرفه اقتصادی ، اثربخشی بیشتر و رسیدن به نتایج سودآور اجرا می شود .
  تفاوت عمده ای در رویکردهای موجود در حسابرسی صورتهای مالی و حسابرسی مدیریت یا عملیاتی وجود ندارد چهار مرحله زیر در هر نوع حسابرسی اجرا می شود :
  بررسی اولیه فعالیتها جهت به دست آوردن پیشینه لازم و ضروری؛
  ارزیابی مسئولیتهای مرتبط با فعالیتها در جهت اطمینان و از اختیارات مجاز و محدودیتهای عملی مرتبط؛
  مطالعه و آشنایی با خط مشی های برقرار شده توسط مدیریت از طریق رسیدگی اثربخشی روشهای عملیاتی و اداری و مشخص ساختن مناطق مشکل آفرین و ضعیف؛
  گزارش نتایج حسابرسی و پیگیری جهت اعمال یافته ها و پیشنهادات.
  حسابرسی عملکرد بر نحوه به کارگیری منابع سازمان متمرکز است و به سیستم های اطلاعاتی و درون سازمانی و دستورالعمل ها می پردازد و بیشتر به صورت مشاور مدیریت عمل می کند.
  به عبارت بهتر، حسابرسی عملکرد عبارت است از فرایند سیستماتیک ارزیابی صرفه اقتصادی، کارایی و اثربخشی عملیات تحت کنترل مدیریت و گزارش نتایج همراه با توجیه هایی برای بهبود عملیات به افراد ذیصلاح و ذینفع .