سیستم اطلاعات حسابداری برای مدیریت هزینه‏ ها

سیستم اطلاعات حسابداری برای مدیریت هزینه‏ ها

تغییر ثابت نه تنها برای فضای اجتماعی، بلکه برای ساختار اقتصادی و همچنین کسب و کار یک نمونه‏ی بارز است. بخاطر عوامل و دلایل این تغییرات در کشورمان نه تنها جستجو در تغییر شرایط اقتصادی‏ مان الزامی است-این فرآیند به مدت چند سال اجرا شده و به واقعیت مکانیسم بازار بدل شده است بلکه اهمیت و تاثیر یک پدیده‏ی جدید در حال رشد می باشد. این پدیده علم جدید اقتصاد یا جهانی‏ سازی نامیده می‏شود که با از بین بردن مرزهای ملی و هماهنگ‏سازی ابزارهای مدیریت یک نمونه‏ بارز است.

در ادامه این مقاله با شرکت حسابداری اقتصاد قرن همراه باشید.

نتیجه‏ ی این فرآیند این حقیقت است که سرمایه‏ گذاران برای پیوستن به بازار یا شرکت‏هایمان همراه با مشارکت خارجی در چنین مدیریتی که ارزش افزوده را برای آنها به همراه دارد اصرار می‏ ورزند. در این منطق، کنترل یک ابزار قابل دستیابی است. کنترل‏ یک سیستم مدیریت خاص است که به ویژه از حسابداری، هزینه‏ ها و سیستم محاسبات مخارج و هزینه‏ یک شرکت و بودجه ‏های شرکت استفاده می‏کند. در ابتدا، شرکت‏ها باید در مورد هزینه ‏ها، حسابداری و سیستم محاسبات هزینه تجدیدنظر کنند. این مقاله در ابتدا در مورد دو عنصر ذکرشده بحث می‏کند.

اطلاعات حسابداری

در کل، حسابداری می‏تواند به دو گروه تقسیم شود: حسابداری مالی و حسابداری مدیریتی. این طبقه‏ بندی به خصوص برای کنترل بسیار مهم است. کنترل از حسابداری مدیریتی بهره می برد که نگران ارائه‏ی اطلاعاتی است که مدیران داخلی سازمان استفاده می‏کنند. یک مدیر تولید خواهان گزارشی از تعداد واحدهای تولید محصول توسط کارگران مختلف به منظور ارزیابی عملکرد آنها است. یک مدیر فروش خواهان گزارشی است که بتواند سودآوری مربوط به دو محصول را به منظور تمرکز بر تلاش برای فروش نشان دهد. شرکت‏ها گزارش‏های حسابداری مدیریتی ماجرک و همکارن (۲۰۱۳) را برای استفاده کنندگان خارجی توزیع نمی‏کنند چون این گزارش‏ها اغلب شامل اطلاعات محرمانه است.

به عبارت دیگر، استفاده کنندگان خارجی ترجیح می‏دهند وضعیت مالی شرکت را به صورت کلی ببینند و ارزیابی کنند. بنابراین، حسابداری مالی برای شرکت همالزامی است. حسابداری مالی نگران آماده کردن گزارش‏های هدف کلی برای سهامداران خارج از شرکت است. چنین سهامدارانی عبارتند از: مالکان، سهامداران، بستانکاران، تحلیلگران مالی و ناظران دولت.

هم حسابداری مالی و هم حسابداری مدیریتی اطلاعاتی را برای استفاده کنندگان خاص خود فراهم می‏کنند. عرضه و تقاضا برای اطلاعات حسابداری از طریق اطمینان اطلاعاتِ کرال (۲۰۰۱) مشخص می‏ شوند.

هزینه‏ ها و منفعت های اطلاعات عناصر بسیار مهمی برای مدیران هستند برای اینکه به آنها امکان می‏دهد تا تصمیم بگیرند حسابداری تا چه اندازه کافی است. تنها اگر منفعت های اطلاعات از هزینه‏ هایش فراتر باشد شرکت باید اطلاعات حسابداری را به مدیران ارائه کند.

حسابداری به خاطر بعضی انواع خاص اطلاعات الزامی است. این اطلاعات حاوی مقداری دانش در مورد هزینه ‏ها است. در اصل هزینه یک قربانی منابع است. واژه‏ی هزینه تنها هنگامیکه در محتوای خاصی بکار رود معنادار است.

تعریف هزینه به عنوان یک “قربانی”مستقیماً به مفهوم هزینه‏ی فرصت منجر می‏شود. اگر شرکتی از یک دارایی برای یک هدف استفاده کند، هزینه‏ی فرصت استفاده از دارایی برای هدف برابر با بازده صرف‏نظر شده از بهترین استفاده‏ی جایگزینش می باشد. لازم است که هزینه را آن‏طور که در حسابداری مدیریتی از هزینه استفاده می‏شود و آن‏طور که در حسابداری مالی مورد استفاده است متمایز کنیم.در حالی که هزینه یک قربانی منابع است، خرج کرد هزینه‏ی سابق کالاها یا خدماتی یک شرکت است که در یک دوره‏ی حسابداری بخصوص استفاده می‏کند. حسابداری مدیریتی اصولاً با هزینه‏ها سروکار دارد نه با مخارج.

هزینه ‏های اضافی ناشی از مخارج گذشته هستند. تصمیمات آن را تحت‏ تأثیر قرار نمی‏دهد چون شرکت موجب هزینه‏های اضافی در گذشته شده است، در حالی که تصمیمات گرفته‏شده‏ی حال حاضر آینده را تحت تأثیر قرار می‏دهند. مخارج گذشته توسط ‏Kenneth (۲۰۱۳) هزینه‏های اضافی هستند اما بدان معنا نیست که اطلاعات مربوط به مقادیر خرج‏شده در گذشته، برای مثال ارزیابی عملکرد، به طور کلی بی‏ربط هستند.

مواد و روش‏ها

منابع لیست‏ شده‏ ی مرتبط برای نوشتن این مقاله استفاده شده‏اند. اطلاعات کسب‏شده مربوط به توسعه، ایجاد و ویژگی‏های اساسی مدیریت هزینه برای مقایسه‏ی احتمالات مختلف مدیریت هزینه و کنترل استفاده می‏شدند. روش‏های مربوطه، تحلیل‏ها، ترکیب‏ها، کسری‏ها و اختلاس‏ها مورد استفاده قرار ‏گرفتند.

اطلاعات هزینه‏ ها

مدیران همچنین بعضی از دیگر طبقه‏ بندی ‏های هزینه‏ ها را استفاده می‏کنند. با توجه به رابطه با موضوع هزینه، هزینه‏های مستقیم و هزینه‏ های غیرمستقیم وجود دارند. هزینه‏ هایی که مستقیماً باموضوع هزینه مرتبط هستند هزینه ‏های مستقیم خوانده می‏شوند و آنهایی که رابطه‏ ی مستقیمی با موضوع هزینه ندارند هزینه‏ های غیرمستقیم خوانده می‏شوند.

موضوع هزینه به موردی گفته می‏شود که مدیر مایل است تا هزینه را اندازه‏گیری کند. دپارتمان‏ها، انبارها، تقسیمات، خطوط محصول یا واحدهای تولیدشده توسط ماجروا و همکاران (۲۰۱۳) نمونه‏ های بارزی از موضوعات هزینه خوانده‏شدند.

هزینه‏ های غیر مستقیم همچنین مشترک هستند یا توسط دو یا چند موضوع هزینه‏ی بیشتر به اشتراک گذاشته می‏شوند، بنابراین حسابداران آنها را هزینه ‏های مشترک نیز می‏خوانند.

مواد مستقیم و کار مستقیم هزینه‏ هایی هستند که یک شرکت می‏تواند برای واحدهای ویژه‏ ی تولید ردیابی کند. سربار تولید هزینه ‏هایی هستند که به شرکت را قادر می سازد چنین مواد غیرمستقیم، کار مستقیم، هزینه‏ ی تسهیلاتی، مالیات بر اموال، استهلاک، بیمه، اجاره و دیگر هزینه‏ های عملیاتی تسهیلات تولید را تولید ‏کند. هزینه‏ های غیرتولیدی از هزینه‏ های بازاریابی و هزینه‏ های اداری تشکیل شده‏اند.

علاوه بر این طبقه‏بندی بعضی روش‏های دیگر برای ارزیابی هزینه ‏ها وجود دارند. یک دیدگاه دیگر در مورد رفتار هزینه‏ ها وجود دارد. این طبقه‏ بندی شاید بسیار مفید باشد.با توجه به این روش:

هزینه‏ های متغیری وجود دارد که به عنوان سطح تغییرات فعالیت تغییر می‏کنند، در حالی که

هزینه‏ های ثابت با تغییر حجم فعالیت تغییری نمی‏کنند.

در اجرای کوتاه مدت یک دوره‏ی زمانی طولانی برای تغییر دادن سطح تولید مطابق با محدودیت‏های ظرفیت کل تولید فعلی، بسیاری از هزینه های شرکت ثابت می شوند. در درازمدت، مدیریت می‏تواند ظرفیت کل تولید را تغییر دهد و هیچ هزینه‏ای ثابت نیست.

هزینه ‏های کل یک کالا می‏تواند به این شکل بیان شود: TC=F+VX جاییکه TC هزینه‏ی کل را در طول دوره‏، F هزینه‏ی ثابت را در طول یک دوره‏ی زمانی، V هزینه‏ی متغیر هر واحد فعالیت را و X تعداد واحدهای فعالیت در طول یک دوره را نشان می‏دهند.

هزینه ‏های ثابتی که ظرفیت تولید را برای یک شرکت فراهم می‏کنند هزینه‏ های ظرفیت هستند. هزینه‏ های ثابت دیگر که شامل تحقیقات، توسعه و تبلیغات برای تولیدکسب و کار جدید می‏باشند هزینه ‏های احتیاطی یا هزینه‏ های برنامه‏ریزی‏شده یا هزینه ‏های مدیریت شده هستند.

روابط میان قیمت‏های فروش، هزینه ‏های واحد، حجم فروش و سود مدل هزینه–حجم-سود را بدین شکل بیان می‏کنند:

1. سود عملیاتی برای دوره را نشان می‏دهد
2. درآمدهای کلی برای دوره را نشان می‏دهد
3. هزینه ‏های کل برای دوره را نشان می‏دهد
4. قیمت فروش واحد را نشان می‏دهد
5. هزینه‏ های عملیاتی ثابت برای دوره را نشان می‏دهد
6. هزینه‏ های متغیر واحد را نشان می‏دهد و
7. تعداد واحدهای فروخته شده در دوره را نشان می‏دهد.

نقطه‏ای که در آن هزینه‏ های کل با درآمدهای کلبرابر هستند نقطه‏ ی سربه‏ سر شدن است،  باید صفر باشد.

اگر  باشد، به این معناست که:  و . حاشیه‏ی سود واحد در هزینه‏ی متغیر واحد مازاد بر قیمت فروش واحد است که داریم . بسیاری از مدل‏های تصمیمات مدیریتی از حاشیه‏ ی سود واحد استفاده می‏کنند.

نتایج و بحث

همه‏ ی هزینه ‏هایی که شرکت‏ها متحمل می‏شوند، سرانجام به مخارج تبدیل می‏شوند. اگر یک شرکت هزینه‏ای را فوری پرداخت نکند اما آن را به یک حساب موجودی در یک ترازنامه اضافه کند تا زمانی که کالا را بفروشد، به آن هزینه “انبارشدنی” گفته می‏شود. هزینه‏ های انبارشدنی هزینه‏های محصول نامیده می‏شوند. هزینه‏ های غیرانبارشدنی هزینه‏ های دوره نامیده می شوند چون شرکت آنها را در دوره‏ای که تحمیل می‏شوند می‏پردازد. برای گزارش‏دهی مالی خارجی الزامی است که همه‏ی هزینه‏ های تولید به عنوان هزینه‏های محصول در نظر گرفته شوند. با استفاده از هزینه ‏یابی جذبی کامل، شرکت به هر واحد یک کالای تولیدشده هزینه‏ی تولید متغیر واحد به اضافه‏ی سهمی از هزینه‏ های تولید ثابت برای ارزشیابی موجودی را اختصاص می‏دهد. شرکت‏ها با استفاده از هزینه‏یابی متغیر هزینه‏ های تولید ثابت را به عنوان هزینه ها‏ی دوره‏ درنظر می‏گیرند که در آن دوره مصرف می‏ کنند و هزینه ‏ها رامتحمل می‏شوند. شرکت‏ها، طبق نظر سوکالوا (۲۰۱۰)، همه‏ی هزینه‏ های غیرتولیدی را به عنوان هزینه‏ های دوره و بنابراین هزینه ‏هایی در نظر می‏گیرند که تحت هر دو روش غیرانبارشدنی هستند.

تمام انواع هزینه ‏ها یا مخارج برای مدیران ضروری هستند تا آنها را قادر سازد که بعضی از تصمیمات مهم را اتخاذ کنند. برای تصمیم مدیریتی لازم است تا حاشیه‏ ی سود را بدانند. این حاشیه غالباً با حاشیه‏ ی سود ناخالص اشتباه گرفته می‏شود، اما متفاوت از هم هستند.

 این امکان وجود دارد که هر دو حاشیه‏ را با کمک مؤلفه‏ های هزینه‏ های کامل که شامل هزینه های بازاریابی و اجرایی هستند تعریف نمود اما ارزش موجودی هزینه‏ی جذبی کامل را نمی‏توان به این شکل تعریف کرد.

هزینه‏ های متغیر واحد شامل هزینه‏ های متغیر بازاریابی و اجرایی می باشند اما هزینه ‏های تولید متغیر اینچنین نیستند:

1. حاشیه‏ ی سود واحد= قیمت فروش واحد –هزینه کامل هر واحد ساخت و فروش محصول
2. حاشیه ‏ی سود ناخالص واحد = قیمت فروش واحد – هزینه‏ ی کامل جذبی هر  واحد محصول
3. حاشیه‏ ی سود واحد= قیمت فروش واحد – هزینه‏ ی متغیر هر واحد ساخت و فروش محصول
4. 

مدیران باید بین این حاشیه‏ ها تمایز قائل شوند چون شرکت‏ها به طور معمول حاشیه‏ی سود ناخالص کل را در اظهارنامه‏های مالی خارجی گزارش می‏کنند اما حاشیه‏ی سود به طور کلی برای تصمیمات مدیران بسیار سودمند است. قابلیت کنترل هنگامی برای مدیران مهم است که از داده‏های حسابداری برای ارزشیابی عملکرد استفاده کنند.

دانستن این که کارمندان کدام هزینه‏ ها را می‏توانند کنترل کنند به مدیران اجازه می‏دهد تا اولویت‏ها را در انجام یکی از مأموریت‏های بسیار مهم‏شان یعنی کنترل هزینه تنظیم کنند. دانستن اینکه در کوتاه ‏مدت اجاره‏ی کارخانه یک هزینه‏ی غیرقابل‏ کنترل است، در حالی که ساعات کاری مستقیم قابل کنترل هستند، مدیر را قادر می‏سازد تا توجه اش را بر هزینه ‏هایی متمرکز سازد که به راحتی مدیریت می شوند. شناخت ماهیت نسبی هزینه ‏های قابل کنترل و غیرقابل‏ کنترل حائز اهمیت است. ابتدا، هزینه‏هایی که مدیران نمی‏توانند در اجرای کوتاه‏مدت کنترل کنند احتمالاً در اجرای بلندمدت در بعضی سطوح سازمان قابل کنترل خواهند شد.

دوم، همانطور که شخص در سازمان تا سطوح بالاتر مدیریت ارتقا می‏یابد، هزینه‏ های بیشتر و بیشتری قابل ‏کنترل می شوند. ما هزینه‏ را در این سطح در سازمان قابل‏کنترل در نظر می گیریم جاییکه مدیریت در آن سطح قدرت تصویب هزینه را دارد. اگر مدیریت ارشد نه مدیران بخش فروش بتواند بودجه‏ی تبلیغات را تصویب کند، هزینه های تبلیغاتی را کنترل می‏کند.

هزینه ‏های گزارش ‏شده در اظهارنامه‏ های درآمد

این امکان وجود دارد که از سه نوع اظهارنامه‏ ی درآمد استفاده شود:

گزارش‏ دهی مالی خارجی

شرکت‏ها هزینه ‏یابی تولید ثابت را به هر واحد تولیدشده اختصاص می‏دهند.

جدول ۱: اظهارنامه‏ی درآمد برای گزارش‏دهی مالی خارجی

تصمیم‏ گیری مدیریتی

شرکت‏ها از هزینه‏ یابی متغیر استفاده می‏کنند و هزینه‏ های تولید ثابت را به عنوان هزینه ‏های دوره در نظر می‏گیرند: شرکت از آنها به منظور ارزشیابی موجودی برای واحد استفاده نمی‏کند. هزینه‏ یابی متغیر، رفتار هزینه را بهتر از هزینه‏ یابی جذبی کامل بازتاب می‏دهد.

جدول ۲: اظهارنامه‏ی درآمد برای تصمیم‏گیری مدیریتی

ارزیابی عملکرد مدیریتی

هزینه ‏ها و درآمدها به مقادیری تقسیم می‏شوند که مدیران می‏توانند کنترل کنند و هزینه‏ ها و درآمدهایی که نمی‏توانند کنترل کنند. همچنین هزینه‏ ها و درآمدها را برای مراکز مسئول (هر بخشی از شرکت برای مدیری که مسئول آن است) اختصاص می‏دهد.

جدول ۳: اظهارنامه ‏ی درآمد برای ارزیابی عملکرد

نتیجه‏ گیری

پیاده‏ سازی این تغییرات در رویکرد شرکت به تلاش و صبوریزیادینیاز دارد. شراط اجتناب‏ ناپذیر کاربرد آنها در توانایی مدیر برای استادانه ساختن سیستم و متقاعد کردن همه ‏ی کارمندان و مدیران در خصوص ضرورت هر مرحله می باشد. این نتیجه فورا آشکار نمی شود اما مطمئناً در اجرای طولانی مدت نمایان می شود.